Quais são as semelhanças e diferenças entre uma rfi, uma rfp e uma rfq?

Solicitações de proposta, solicitações de cotação ou solicitações de informações são três tipos de solicitações de lances empregadas por organizações do lado da compra ao solicitar lances para compras significativas de empresas ou empresas de bens ou serviços. As RFPs (solicitações de proposta) são usadas para determinar a viabilidade da oferta de cada fornecedor em potencial. As RFQs (solicitações de cotação) são usadas para comparar custos entre fornecedores concorrentes. RFIs (solicitações de informações) são usadas para aprender sobre os recursos de cada fornecedor

Depende da complexidade dos requisitos. Para requisitos muito complexos, as RFIs tornam-se necessárias para entender a capacidade dos fornecedores e para os fornecedores realmente entenderem o que o comprador precisa. Isso geralmente é seguido por um processo de RFP, no qual são discutidos detalhes mais específicos da solução e personalizações, seguidos pelos preços. Para compras menos complexas, uma RFQ é suficiente, pois tanto o comprador quanto o fornecedor entendem bem os requisitos e, portanto, o foco é mais nos preços.

Estou assumindo que tenho o mesmo entendimento que você das definições. No entanto, estes podem diferir em alguns países - eu sou australiano.

  • RFI = Solicitação de informações
  • RFP = Solicitação de proposta
  • RFQ = Solicitação de cotação

e vamos adicionar:

4. RFT = Solicitação de proposta.

De fato, uma vez que você os define, seu significado é evidente.

Em primeiro lugar 1 e 2 não buscam ofertas formais onde 3 e 4 o fazem.

1 é simplesmente o que diz e é um meio de pesquisa de mercado, embora ainda seja uma abordagem informal do mercado.

2 é uma abordagem mais aprofundada do mercado - também busca informações e pode ou não incluir informações sobre preços - no entanto, não é uma oferta e não pode ser aceita como está.

1 e 2 podem ser solicitações abertas / públicas, ou seja, para o mundo em geral e anunciadas - (comuns no setor público) ou para um número limitado de fornecedores. Eles estão buscando informações.

3 A RFQ é uma abordagem do mercado em que as ofertas são realmente procuradas e uma pode ser aceita posteriormente para formar um contrato. Também podem ser solicitações abertas / públicas e anunciadas, embora geralmente uma RFQ seja interpretada como um exercício de compras bastante simples e a publicidade possa não ser necessária.

No setor público, isso pode ser diferente - o senso comum costuma ser posto de lado em regras e regulamentos. Por exemplo, concursos públicos (anunciados por qualquer meio - geralmente em jornais ou nos dias de hoje on-line) ou cotações podem estar relacionados a um valor monetário geral, por exemplo, US $ 100.000. No entanto, fiz acordos multimilionários para coisas como Eggs for Defense, onde havia apenas uma fonte de suprimento - trabalho simples, mas devido ao valor, os concursos públicos foram convidados. Embora eu também deva dizer que os Certificados de Isenção também estavam disponíveis. Este é apenas um exemplo.

Algumas das coisas mencionadas abaixo nas RFTs também podem ser aplicadas às RFQs.

Por uma questão de exaustividade, incluí RFTs

Solicitações de propostas (RFTs) são abordagens mais detalhadas do mercado e geralmente são públicas (anunciadas). No entanto, também podem ser solicitadas propostas a um número limitado de fornecedores em certos casos. Simplificando, eles geralmente são de alto valor, itens ou serviços complexos.

Eles devem ter a seguinte estrutura (embora, como sabemos, nada seja concreto nas compras - ou tratemos cada caso por seus méritos):

Condições de Concurso

: Instruções sobre como enviar a proposta, data e hora de encerramento, se serão consideradas ou não as propostas tardias, quantas cópias, se serão aceitas ou não as propostas eletrônicas, escopo do contrato, critérios de avaliação comercial etc. na RFT, para que potenciais fornecedores possam avaliar rapidamente se podem ou não participar - economize bastante leitura;)

Condições do contrato

: Os termos e condições de qualquer contrato resultante que se aplicará a esse contrato.

Detalhes a preencher pelos proponentes

: Detalhes do preço, garantia, prazo de entrega, cronogramas de conformidade com as condições comerciais e técnicas, perguntas sobre qualquer coisa necessária para avaliar a oferta de acordo com os critérios de seleção, etc.

A especificação

: Detalhes técnicos / funcionais / de desempenho reais do requisito. Critérios de avaliação técnica e quaisquer outras coisas necessárias para definir o requisito. Geralmente, são necessárias especificações técnicas quando o item é exclusivo para sua organização. As especificações funcionais e de desempenho são melhor utilizadas para itens do tipo prateleira. Lembro-me de que há muitos anos havia três desenhos e uma especificação para

Placas, corte, pão

LOL que eram muito boas tábuas de pão e você podia dirigir um tanque sobre elas, mas essa qualidade não era realmente necessária para o efeito.

Novamente, isso é muito breve e amplo, mas talvez você entenda a essência geral. Sinto muito, mas lembro-me de mais alguma coisa ou me perguntaram alguma coisa, tentarei responder.

Os melhores pontos de distinção entre essas três ferramentas foram geralmente abordados nas respostas existentes. Para resumir, esta é a abreviação que eu uso para ter em mente as diferenças:

RFI

: usado para obter informações de fornecedores sobre sua empresa e recursos

RFP

: você tem um problema / necessidade e os fornecedores fornecem a sugestão para uma solução de acordo com suas especificações

RFQ

: usado para obter informações sobre preços depois que as especificações são estabelecidas

As RFXs são uma parte importante de qualquer estratégia de fornecimento e, se usadas corretamente, podem fornecer vários benefícios à sua organização. Confira este guia gratuito para obter mais dicas sobre práticas recomendadas para o processo de RFP:

O processo de solicitação de proposta: um guia de práticas recomendadas para compradores

Ótima pergunta, porque muitas pessoas usam termos como:

RFI, RFQ, RFT, RFP

de forma intercambiável e eles não sabem que é um grande erro! Deixe-me explicar-lhe semelhanças e diferenças entre esses atalhos. Partindo da minha experiência, posso dizer quando esses termos são usados ​​em

Compras

.

fonte: youtube

RFI - Solicitação de informações

Como o nome sugere, é uma consulta aberta que abrange o mercado em busca de dados amplos. Nas compras, é usado para coletar informações de diferentes fornecedores e coletar informações escritas sobre suas capacidades. Além disso, RFI é u

geralmente usado no estágio de planejamento de uma atividade de compras, como a primeira etapa do processo de seleção de fornecedores.

RFQ - Solicitação de cotação

Uma solicitação de cotação é uma solicitação enviada a possíveis fornecedores, contendo detalhadamente uma lista ou descrição de todos os parâmetros relevantes da compra pretendida. No entanto, é uma oportunidade para potenciais fornecedores custarem competitivamente a solução final escolhida.

RFT - Solicitação de proposta

Uma RFT é uma oportunidade para fornecedores em potencial apresentarem uma oferta para fornecer bens ou serviços com base em uma proposta detalhada. As RFTs devem ser usadas quando o comprador tiver clareza sobre seus requisitos e também sobre a variedade de possíveis soluções de compras que podem atender às necessidades do comprador, dando ao comprador uma

vantagem de negociação.

RFP - Solicitação de proposta

Uma RFP é uma solicitação de compras enviada a possíveis fornecedores com os quais um relacionamento ou parceria está sendo considerado. Mais específico, é uma solicitação baseada em requisitos de negócios para soluções específicas para o problema de fornecimento.

Espero que esta explicação o ajude a entender esses termos. Além disso, se você estiver procurando por uma ferramenta que suporte o fluxo de trabalho de comunicação em sua empresa, verifique

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Solicitação de informações (RFI)

Uma RFI é uma solicitação publicada para fornecedores / prestadores de serviços em potencial para que o cliente possa usar as respostas para condicionar, acumular informações, preparar uma RFP ou RFQ, desenvolver estratégia ou construir um banco de dados para que tudo seja útil em fornecedores posteriores. negociações.

Através da avaliação dessas respostas de RFI, o cliente pode identificar alternativas estratégicas, opções de menor custo e possibilidades de redução de custo. As RFIs também são usadas para selecionar fornecedores para rodadas adicionais.

Solicitação de proposta (RFP)

As RFPs são publicadas para potenciais fornecedores / prestadores de serviços, fornecendo especificações detalhadas da compra / aquisição pretendida. Uma RFP pode deixar toda ou parte da estrutura e layout precisos da resposta ao critério do ofertante, para que a criatividade e a inovação que eles escolham para construir suas propostas possam ser usadas para distinguir uma da outra; ou a RFP pode ser extremamente prescritiva na estrutura, formatação e layout da resposta.

As RFPs poderosas geralmente refletem a estratégia, soluções e objetivos de negócios sobre os quais fornecedores / prestadores de serviços poderão fornecer uma perspectiva.

Solicitação de cotação (PDO)

Baseada totalmente no preço, uma solicitação de cotação se concentra em uma cotação que tenha um determinado período de desempenho válido. Por meio de uma RFQ, as especificações são fornecidas a um grupo de fornecedores, para que todos possam enviar lances competitivos firmes para os produtos ou serviços. Os componentes de uma RFQ geralmente incluem peças e especificações, quantidade, prazo dos contratos ou condições.

Uma organização pode enviar uma solicitação de cotação uma vez que tenha decidido um produto ou serviço e posteriormente reduziu os potenciais fornecedores / prestadores de serviços em um pequeno grupo que melhor atenda às necessidades da organização. No entanto, as cotações são usadas como base da seleção, mas o cliente também pode selecionar os fornecedores para uma rodada final de negociações.

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RFI = Solicitação de informações:

Esta parte da proposta não é vender o que sua empresa pode fazer, mas provar que ela pode fazê-lo e como eles podem fazê-lo. Trata-se essencialmente de due diligence.

Se você é uma empresa grande e investe em um serviço ou produto com outra empresa, deseja saber que ela poderá atender a esse pedido e fazê-lo de uma maneira que atenda aos valores da sua empresa.

Na verdade, isso pode ser uma parte muito difícil do processo de proposta, pois às vezes nem é possível responder às perguntas ou pode ser contra os contratos padrão da sua empresa que você não divulgue essas informações.

Uma pergunta muito típica que nos foi feita em quase todas as RFIs foi 'Quem são seus 5 principais clientes em ordem de receita?'. Bem, nunca divulgaríamos esses clientes e certamente nunca contaríamos às pessoas qual era a receita, portanto, a chave aqui é o que o cliente precisava saber.

O que eles queriam saber é que, se o nosso maior cliente se afastasse, nossos negócios fracassariam? Portanto, minha resposta padrão a essa pergunta foi 'Nenhum cliente representa mais de 1% de nossa receita total'. Isso basicamente respondeu à pergunta de uma maneira geral e disse ao cliente em potencial que nossa empresa não estava à mercê de um ou dois grandes clientes.

RFP = Solicitação de proposta e RFQ = Solicitação de cotação:

Embora tecnicamente diferentes, na realidade eles provavelmente fornecerão a mesma informação. Este é o documento em que você está apresentando o que seu produto ou serviço pode fazer pela empresa e quanto isso lhes custará.

Explico um pouco sobre os diferentes tipos de documentos de lances nesta resposta:

Embora sejam documentos distintos, eles são frequentemente combinados. Não é incomum ter uma RFI que realmente tenha perguntas que realmente formarão sua proposta e não é incomum que uma RFP tenha uma lista de perguntas de due diligence que você terá que responder.